Apprendre à maîtriser les outils bureautiques peut vous aider à devenir plus productif au bureau, mais trouver le temps et la motivation pour se former n’est pas toujours facile. Bureautique est un terme qui a été inventé en 1976 à Grenoble et qui fait référence aux logiciels qui aident l’entreprise dans la rédaction de documents : Microsoft Office, Word, PowerPoint, Excel… Maîtriser leur fonctionnalités peut être une tâche ardue. Cet article mettra en évidence comment apprendre rapidement les rudiments de la bureautique afin de booster votre productivité au bureau.
Outils disponibles pour la bureautique
La bureautique est l’ensemble des techniques et des moyens tendant à automatiser les activités de bureau et, principalement, le traitement et la communication de la parole, de l’écrit et de l’image. Le mot « Bureautique » a été proposé pour la première fois en 1976 à Grenoble par un groupe de chercheurs dont Louis Naugès était un des animateurs.
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Suite Microsoft Office
Microsoft Office est une suite bureautique permettant entre autres d’écrire des lettres, rédiger des CV (avec Word),créer des présentations (avec PowerPoint), créer des tableaux de calcul et des graphiques (avec Excel). Elle permet également d’accéder à Outlook pour gérer ses emails et ses contacts.
Outil de communication et collaboration
Les outils de communication et de collaboration sont essentiels pour rester connecté avec son équipe. Skype, Slack ou encore Teams sont des exemples d’outils qui permettent aux collaborateurs de communiquer facilement entre eux.
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Logiciel de traitement de texte et de mots
Les logiciels de traitement de texte et de mots sont indispensables pour rédiger des documents professionnels tels que des rapports ou des comptes-rendus. Ils permettent également d’effectuer rapidement des recherches sur internet ou dans les bases de données.
Les applications de bureau
Les applications bureautiques sont très utiles pour organiser le travail au quotidien.Elles permettent notamment d’organiser les tâches à effectuer, d’envoyer des notifications ou encore d’accéder à diverses informations pertinentes.
Divers outils utiles
Il existe également divers outils qui peuvent être utiles au quotidien comme les logiciels de gestion du temps, les calendriers partagés ou encore les outils pour prendre des notes rapides.
Structurer ses informations avec les bonnes catégories
Une fois que vous avez trouvé les outils adaptés à votre activité, il est important d’organiser vos informations afin qu’elles soient facilement accessibles et compréhensibles par vos collaborateurs.
Code et technique
Le code est un moyen très efficace pour structurer et organiser les informations. Il permet de classer les données selon des catégories prédéfinies et d’accéder rapidement aux informations recherchées.
Listes, sommaires et tableaux
Les listes, sommaires et tableaux sont également très utiles pour organiser les informations. Ils permettent de regrouper des données similaires et de les afficher clairement.
Gestion des données
La gestion des données est essentielle pour garantir la qualité des informations stockées. Les outils de gestion des données peuvent être utilisés pour vérifier l’exactitude des informations, mettre à jour les bases de données ou encore archiver les documents.
Utiliser des images et des sons
Les images et les sons peuvent être utilisés pour illustrer le contenu d’un document ou pour ajouter une touche personnelle à un message. Ils peuvent également être utilisés pour expliquer plus facilement un concept ou une idée.
Améliorer sa productivité au bureau
La maîtrise de la bureautique est un passage obligé pour être productif dans un environnement de bureau. Voici quelques astuces qui peuvent vous aider à améliorer votre productivité :
Optimiser et organiser son temps
Pour optimiser votre temps, il est important d’organiser vos tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Vous pouvez également définir des objectifs à court terme afin de rester motivé et concentré sur votre travail.
Trouver des solutions pour être plus efficaces
Vous pouvez trouver des solutions innovantes pour gagner du temps et améliorer votre productivité grâce aux outils bureautiques disponibles sur le marché. Par exemple, vous pouvez apprendre à utiliser les raccourcis clavier ou à créer des modèles de documents réutilisables.
Augmenter le niveau de communication
Il est important d’améliorer la communication entre collaborateurs afin d’être plus efficace au travail. Les outils de communication tels que Skype, Slack ou Teams peuvent être très utiles pour partager rapidement des informations ou discuter en direct avec ses collègues.
Gagner plus d’efficacité grâce à la surface de travail
La surface de travail est un outil très pratique pour organiser son espace de travail et gagner en efficacité. Elle permet notamment de regrouper tous les documents nécessaires à une tâche donnée, d’accéder rapidement aux informations recherchées ou encore de partager des fichiers avec ses collègues.